IX. MAIL MERGE

Mail merge adalah salah satu fasilitas Microsoft Word yang sangat berguna buat Anda yang sering membuat surat-surat masal seperti undangan, surat pemberitahuan, edaran dan sebagainya.
Suatu saat Anda akan membuat surat undangan rapat yang akan diberikan kepada 20 orang. Dengan cara manual berarti Anda harus menulis surat tersebut, mengosongkan nama dan alamat yang akan dikirim, dikopi sebanyak dua puluh kali, baru Anda tulis satu persatu nama dan alamatnya. Cara itu sungguh melelahkan bukan? Untuk mengatasi persoalan yang rumit tersebut, Maka di dalam program Microsoft Word dilengkapi dengan mail merge.
Mail merge di dalam Microsoft Word, terdiri dari dua dokumen. Yaitu dokumen utama yang berisi surat atau sebagian informasi yang akan diperbanyak, dan sumber data yang berisi nama dan alamat yang akan digabungkan, atau informasi khusus lain yang dapat membedakan antara surat yang satu dengan surat yang lainnya. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat surat secara masal dari membuat dokumen utama, membuat sumber data dan menggabungkannya.

A. Membuat Mail Merge Sederhana

Untuk membuat mail merge sederhana ikuti langkah-langkah berikut:

1. Membuat Sumber Data

Buatlah table bergaris yang mencakup seluruh data yang diperlukan, lalu ketikkan isinya seperti contoh berikut.

Nama Alamat Kota
Sandiwara Jl. Hasanudin Makassar, 13451
Bulana Jl. Amir Hamzah No. 12 Ruteng, 13112
Seratos Jl. Merbabu No. 58 Manado, 17224
Subedor Jl. Merbabu No. 3 Pemalang, 13442
Andiny Jl. Sindoro No 105 Kebumen, 13224

Tutup dan simpan dokumen yang berisi table tersebut dengan nama tertentu misalnya data.doc.

Keterangan: Untuk keperluan sumber data ini, Anda tak perlu membuat judul table.

2. Membuat Dokumen Utama

Ketik surat yang akan dijadikan sebagai dokumen utama misalnya seperti berikut:

Jakarta, 7 Desember 2000

Perihal: pemberitahuan

Kepada Yth.

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan kedatangan hari raya Idul Fitri 1421 Hijriyah dan hari natal 2000 serta tahun baru 2001 Masehi yang waktunya hamper bersamaan itu, maka diminta kehadirannya kepada semua kepala cabang dalam pertemuan yang akan diadakan di kantor Pusat PT CCR pada hari/tanggal: Senin 11 Desember 2000 pukul 09,00 WIB, untuk membicarakan waktu libur dalam menyambut hari-hari besar tersebut dan pembagian THR.

Demikian pemberitahuan ini Kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Hormat Kami,

Mareti Dewi Pamungkasih

Dirut

Setelah selesai mengetik isi surat, simpanlah surat tersebut dengan nama tertentu, misalnya “surat.doc” (tidak usah ditutup).

3. Membuka Sumber Data

Selanjutnya kita harus membuka kembali sumber data untuk penggabungan dengan cara:
– Masuk ke dalam task pane dengan menekan F6. Jika setelah menekan F6 fokus tidak berpindah ke task pane, aktifkan dulu task pane dengan masuk ke dalam menu View, pilih task pane, tekan enter.
– Tekan control-spasi untuk berpindah ke halaman kedua dari task pane.
– Cari Mail Merge dengan menekan panah atas/bawah sampai JFW mengatakan “Mail Merge”, tekan enter.
– Di dalam kotak dialog mail merge, pilih letters, tekan tab sampai ke Next, tekan enter.
– Pilih Use the current document, tekan tab sampai ke Next, tekan enter, computer akan mengatakan “Use an existing list”.
– Tekan tab sampai ke browse …, tekan enter.
– Tekan Alt-I untuk menuju ke Look In, di sini pilih folder di mana file sumber data itu berada.
– Tekan tab sampai ke List View, di sini pilih file sumber data tersebut, tekan enter.
– Tekan tab sampai ke OK, tekan enter.
– Tekan F6 untuk keluar dari task pane.

Keterangan: dengan langkah di atas, file sumber data sudah siap ntuk digabungkan dengan dokumen utama. Hal ini ditandai dengan munculnya judul kolom di bagian atas layar. Anda dapat menelusurinya menggunakan Jaws kursor.

4. Menempatkan Kode Penggabungan

Yang dimaksud dengan menempatkan kode penggabungan yaitu menempatkan nama field atau judul kolom pada tempat-tempat di mana kita ingin menempatkan field-field yang telah kita simpan di dalam sumber data. Dalam contoh bentuk surat seperti di atas, kita harus menempatkan seluruh field-field itu di antara kalimat “Kepada Yth.”, dan “Dengan Hormat”. Berikut adalah langkah-langkahnya:
– Tempatkan kursor di sebelah bawah dari baris yang bertuliskan “Kepada Yth.”
– Tekan Alt-Shift-F, untuk membuka field-field yang telah kita buat.
– Tekan panah atas/bawah untuk memilih field yang mau dimasukkan di tempat tersebut dan tekan enter.
– Tekan enter sekali lagi bila field berikutnya mau ditempatkan di sebelah bawah dari field yang baru kita masukkan.
– Lakukan langkah ini berulang-ulang hingga seluruh field yang ada masuk ke dalam dokumen utama.

5. Menggabungkan Dokumen

Setelah kode-kode penggabungan ditempatkan di tempat yang kita inginkan, langkah selanjutnya yaitu menggabungkan antara dokumen utama dengan sumber data. Untuk menggabungkan dokumen ikuti langkah-langkah berikut:
– Tekan Alt-Shift-K, untuk membuka Cheking and Reporting Error.
– Tekan enter.

Keterangan: Setelah melalui proses ini di layar akan muncul beberapa lembar surat, jumlah lembar surat itu sesuai dengan jumlah record yang telah Anda buat di dalam sumber data, dengan nama dan alamat yang berbeda. Dokumen gabungan itu bisa disimpan menjadi sebuah file, ataupun dicetak ke dalam printer. Dokumen gabungan ini juga bisa dibaca baik menggunakan panah maupun menggunakan JAWS.

B. Mail Merge Tingkat Lanjut

Proses pembuatan mail merge di atas hanyalah untuk kasus-kasus sederhana, yang intinya adalah mengatasi pembuatan surat yang bersifat masal yaitu surat dengan isi sama, untuk ditujukan kepada orang banyak, mempunyai nama berbeda dan alamat berbeda. Adakalanya isi surat tidak selalu sama persis, ada bagian-bagian tertentu yang berbeda, bahkan terkadang bertolak belakang. Karena itu, penanganannya agak sedikit berbeda. Berikut adalah contoh kasus beserta cara penyelesaiannya.

1. Membuat Surat Lamaran Pekerjaan Menggunakan Mail Merge

Bagi Anda pencari kerja, sering kali mencari lowongan pekerjaan melalui media masa, baik elektronik maupun cetak. Setelah mencari dalam waktu satu minggu, Maka terkumpul beberapa informasi seperti terlihat dalam table berikut:

Perusahaan Alamat Media/Sumber Pekerjaan
PT Pandu Jl. Melati Jakarta Kompas 4 Desember 2000 Customer, Service
PT. Berdikari Jl. Sumbas Jakarta Republika 5 Desember 2000 Kasir
PT. Karya Indah Jl. Mawar Jakarta Pos Kota 6 Desember 2000 Resepsionis
PT. Karna Lain Jl. MT. Hartono Jakarta Suara Merdeka 2 Desember 2000 Sekretaris
PT. Bumi Reksa Jl. Kenanga Bekasi Warta Kota 5 Desember 2000 Keuangan

Untuk menangani pekerjaan itu akan sangat menghemat waktu bila ditulis menggunakan mail merge. Penghematan waktu ini akan sangat terasa bila lowongan kerja yang Anda peroleh sangat banyak. Untuk menyelesaikan pekerjaan di atas dengan cepat ikuti langkah-langkah berikut:
a. Buat sumber datanya ke dalam table bergaris seperti terera di atas, kemudian tutup dan simpan dengan nama tertentu misalnya “Data.doc”.
b. Ketik surat lamaran seperti di bawah ini, kemudian simpan dengan nama tertentu misalnya “Lamaran.doc”.

Jakarta, 11 Desember 2000

Kepada Yth.
Bagian Personalia

Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya sampaikan, bahwa telah say abaca pengumuman dalam Harian yang isinya mengatakan bahwa perusahaan yang Bapak Pimpin membutuhkan seorang tenaga .
Sehubungan dengan itu saya bermaksud mengajukan lamaran ini untuk dapat ditrima sebagai karyawan Bapak. Terlampir saya sampaikan persyaratan seperti telah ditetapkan dalam pengumuman itu.

Demikian surat ini saya sampaikan, semoga Bapak berkenan menerima saya sebagai karyawan.

Hormat Saya,

Widia Nurhayati

c. Membuka Sumber Data

Untuk membuka sumber data, ikuti langkah-langkahnya seperti membuka sumber data pada membuat mail merge sederhana.

d. Menempatkan Kode Penggabungan

Pada prinsipnya penempatan kode penggabungan pada pembuatan surat lamaran kerja sama seperti membuat mail merge sederhana. Tapi ada beberapa perbedaan pada tempatnya. Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut:
– Tempatkan kursor di bawah kata-kata “Kepala Bagian Personalia”, tempatkan field-field: perusahaan dan alamat.
– Pada kata “yang” dari kalimat “Dengan surat ini saya sampaikan, bahwa telah say abaca pengumuman dalam harian yang isinya –“, tempatkan field media/sumber.
– Pada tanda titik dari kalimat “bahwa perusahaan yang Bapak pimpin membutuhkan seorang tenaga .” tempatkan field pekerjaan.

Selanjutnya kita bisa menggabungkan kedua file tersebut dengan cara yang sama pada membuat mail merge sederhana. Setelah digabungkan dokumennya akan menjadi seperti berikut:
Jakarta, 11 Desember 2000

Kepada Yth.
Bagian Personalia
PT. Pandu
Jl. Melati Jakarta

Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya sampaikan, bahwa telah say abaca pengumuman dalam Harian Kompas 4 Desember 2000 yang isinya mengatakan bahwa perusahaan yang Bapak Pimpin membutuhkan seorang tenaga Customer Service.

Sehubungan dengan itu saya bermaksud mengajukan lamaran ini untuk dapat ditrima sebagai karyawan Bapak. Terlampir saya sampaikan persyaratan seperti telah ditetapkan dalam pengumuman itu.

Demikian surat ini saya sampaikan, semoga Bapak berkenan menerima saya sebagai karyawan.

Hormat Saya,

Widia Nurhayati
—

Jakarta, 11 Desember 2000

Kepada Yth.
Bagian Personalia
PT. Berdikari
Jl. Sambas Jakarta

Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya sampaikan, bahwa telah say abaca pengumuman dalam Harian Republika 5 Desember 2000 yang isinya mengatakan bahwa perusahaan yang Bapak Pimpin membutuhkan seorang tenaga Kasir.

Sehubungan dengan itu saya bermaksud mengajukan lamaran ini untuk dapat ditrima sebagai karyawan Bapak. Terlampir saya sampaikan persyaratan seperti telah ditetapkan dalam pengumuman itu.

Demikian surat ini saya sampaikan, semoga Bapak berkenan menerima saya sebagai karyawan.

Hormat Saya,

Widia Nurhayati
—

Jakarta, 11 Desember 2000

Kepada Yth.
Bagian Personalia
PT. Karya Indah
Jl. Mawar Jakarta

Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya sampaikan, bahwa telah say abaca pengumuman dalam Harian Pos Kota 6 Desember 2000 yang isinya mengatakan bahwa perusahaan yang Bapak Pimpin membutuhkan seorang tenaga Resepsionis.

Sehubungan dengan itu saya bermaksud mengajukan lamaran ini untuk dapat ditrima sebagai karyawan Bapak. Terlampir saya sampaikan persyaratan seperti telah ditetapkan dalam pengumuman itu.

Demikian surat ini saya sampaikan, semoga Bapak berkenan menerima saya sebagai karyawan.

Hormat Saya,

Widia Nurhayati
—

Jakarta, 11 Desember 2000

Kepada Yth.
Bagian Personalia
PT. Karana Lain
Jl. MT H. Jakarta

Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya sampaikan, bahwa telah say abaca pengumuman dalam Harian Suara Merdeka 2 Desember 2000 yang isinya mengatakan bahwa perusahaan yang Bapak Pimpin membutuhkan seorang tenaga Sekretaris.

Sehubungan dengan itu saya bermaksud mengajukan lamaran ini untuk dapat ditrima sebagai karyawan Bapak. Terlampir saya sampaikan persyaratan seperti telah ditetapkan dalam pengumuman itu.

Demikian surat ini saya sampaikan, semoga Bapak berkenan menerima saya sebagai karyawan.

Hormat Saya,

Widia Nurhayati
—

Jakarta, 11 Desember 2000

Kepada Yth.
Bagian Personalia
PT. Bumi reksa
Jl. Kenanga Bekasi

Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya sampaikan, bahwa telah say abaca pengumuman dalam Harian Warta Kota 5 Desember 2000 yang isinya mengatakan bahwa perusahaan yang Bapak Pimpin membutuhkan seorang tenaga Keuangan.

Sehubungan dengan itu saya bermaksud mengajukan lamaran ini untuk dapat ditrima sebagai karyawan Bapak. Terlampir saya sampaikan persyaratan seperti telah ditetapkan dalam pengumuman itu.

Demikian surat ini saya sampaikan, semoga Bapak berkenan menerima saya sebagai karyawan.

Hormat Saya,

Widia Nurhayati
—

2. Menyaring Data

Suatu ketika Yayasan Mitra Netra bermaksud menerima karyawan baru sejumlah 3 orang. Setelah menyampaikan pengumuman melalui Harian Kompas, terkumpullah sebanyak 10 pelamar. Data-data pelamar yang masuk adalah sebagai berikut:

Nama Alamat IP
Dadang H. Bekasi 3.15
Maryani Grogol 3.25
Sugeng Tanjung Priok 2.8
Sutikno Pasar Minggu 3.4

Astuti Peluit 2.2
Sutanto Ciputat 2.0
Yani Grogol 2.5
Mirana Bogor 3.75
Sudarmono Tanggerang 1.98
Diana Kebayoran Lama 1.96

Setelah diadakan rapat diantara pengurus, Yayasan memutuskan hanya pelamar yang mempunyai indeks prestasi di atas tiga saja yang akan diikutsertakan dalam tes penerimaan karyawan. Akan tetapi, jika para pelamar yang mempunyai indeks prestasi di atas tiga ada yang tidak datang, Yayasan akan memanggil yang lainnya, sesuai dengan urutan indeks prestasi. Karena itu, semua pelamar harus dimasukkan ke dalam sumber data. Akan tetapi, kita harus menyaring data-data tersebut agar hanya pelamar yang mempunyai indeks prestasi di atas tiga saja yang masuk ke dalam dokumen gabungan atau printer. Untuk menyaring data-data tersebut ikuti langkah-langkah berikut:
– Buat sumber datanya menggunakan table bergaris dan tutup serta simpan dengan nama tertentu.
– Ketik isi suratnya seperti berikut, kemudian simpan dengan nama tertentu.

Perihal: pemberitahuan
Kepada Yth.

Di

Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya mewakili Yayasan mengucapkan terima kasih atas kesediaan saudara/saudari yang telah melamar di Yayasan Mitra Netra. Sesuai dengan indeks prestasi yang Anda miliki, saudara/saudari cukup memenuhi syarat untuk diseleksi menjadi karyawan Kami.

Sehubungan dengan itu, diharap kehadiran Saudara/Saudari untuk mengikuti tes yang akan diselenggarakan oleh PT. Muladaya Adi Pratama, alamat Gedung Kalimanis lantai 4 Jl. MT. Haryono No. 145 Jakarta Timur, pada Hari/Tanggal: Rabu/20 Desember 2000, mulai pukul 09.00 WIB sampai dengan selesai.

Demikian pemberitahuan ini Kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Jakarta, 14 Desember 2000
Yayasan Mitra Netra

Subarmat
Kabag Personalia
—

– Masuk ke dalam task pane, tekan ctrl-spasi untuk berpindah ke halaman kedua dari task pane, lalu cari mail merge tekan enter.
– Pilih Letters, tekan tab sampai ke next, tekan enter.
– Pilih Use the current document, tekan tab sampai ke Next, tekan enter.
– Pilih Use an existing list, tekan tab sampai ke Browse…, tekan enter.
– Tekan Alt-I untuk menuju ke Look In, pilih folder yang sesuai.
– Tekan tab sampai ke list view, pilih file yang berisi sumber data, tekan enter.
– Tekan Alt-panah bawah untuk membuka kotak dialog query.
– Tekan panah atas/bawah maka JAWS akan membaca nama-nama field yang ada pada sumber data. Di sini pilih field yang akan dijadikan criteria penyaringan. Sesuai kasus ini kita pilih IP, tekan enter.
– Ketik IP minimal yang dapat mengikuti tes, misalnya 3.
– Tekan shift-tab sekali, di sini terdapat beberapa pilihan operator logika, tekan panah atas/bawah untuk membacanya, untuk kasus ini pilih greater than or equals.
– Tekan tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan enter.
– Tekan tab lagi sampai JFW mengatakan “OK”, tekan enter.
– Tekan F6 untuk keluar dari task pane.
– Tempatkan kursor di bawah baris yang berbunyi “Kepada Yth.” Di sini tempatkan kode penggabungan: Nama dan Alamat.
– Lalu tekan Alt-Shift-K, tekan enter.

Setelah melalui langkah di atas, coba cek apakah yang masuk ke dalam mail merge hanya pelamar yang mempunyai indeks prestasi di atas 3 saja? Jika tidak ulangi dari membuka sumber data.